日比谷ステーション法律事務所 HIBIYA STATION LAW OFFICE

企業訴訟の基礎知識

中小企業における代表取締役解職・解任の方法と実際上の留意点

1 はじめに

中小企業において、代表取締役の不祥事、経営陣の内紛等に端を発して、代表取締役の解職・解任に至る例があります。代表取締役を解職・解任することは、法的観点から見ると容易なことではなく、実務上留意すべき点が多数存在します。本稿では、中小企業において、代表取締役を解任・解職する際の法的問題点について説明します。

2 解任と解職の意味

代表取締役の「解任」と「解職」は、法的に意味が異なります。解職とは、代表取締役を代表権のない取締役にすることです。解任とは、代表取締役を取締役の地位から退かせることです。
新聞等では、解職と解任が区別されることなく用いられることが多いのですが、以下の説明では、解任と解職を区別して説明します。

 解職のための法的な手続き

代表取締役を解職する際には、会社法の手続きに従う必要があります。以下では、取締役会設置会社の場合を例にあげて解説します。取締役会設置会社の場合には、取締役会決議で代表取締役を解職することができます。
しかし、解職対象となる代表取締役が大株主である場合には、解職に対する報復として、解職に賛成した取締役が(臨時)株主総会決議で解任されることになりかねない点に注意が必要です。

(1)取締役会の決議

代表取締役の解職には、取締役会決議を経る必要があります。取締役会決議の定足数や議決要件は、会社法に定めがあるほか、定款の規定により要件が加重されている場合もあるため、事前に確認しておき、解職に至るだけの賛成を得られるかを確認しておくべきでしょう。定款に記載がない場合には、会社法の定めに従い、議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、出席取締役の過半数の賛成が必要となります。
解職対象となる代表取締役は、定足数には含まれず、また、議決に参加することもできません。そのため、定足数や議決要件の充足の有無は、解職対象の代表取締役を除外して、検討する必要があります。

(2)取締役会の議長

また、定款や取締役会規則等では、代表取締役が取締役会の議長となる旨を定めていることが一般的です。しかし、代表取締役の解職議案については、解職対象の代表取締役は、議長となることができません。そのため、解職対象の代表取締役以外に議長となる資格を持っている取締役がいない場合には、あらたな議長を選任する手続きが必要となります。社内規定等を確認して、事前に誰が議長となるかを確認しておく必要があります。

(3)取締役会からの退席命令

解職対象の代表取締役に意見陳述をさせる必要はなく、取締役会の場から退席を命じることもできます。解職対象の代表取締役が取締役会の場にいることで混乱が生じることが予測される場合には、解職対象の代表取締役を退席させる方がよいでしょう。

4 解職するための事前準備

(1)賛成派取締役への根回し

前述のように代表取締役の解職には、一定数の賛成が必要となります。そのため、事前に代表取締役の解職議案に賛成をしてくれる者を確保する必要があります。解職対象の代表取締役に解職の動きを悟られないように、どの取締役に根回しをするかを慎重に検討する必要があります。

(2)リハーサル

代表取締役の解職というイレギュラーな事態に対応するため、解職賛成派の取締役を集めて事前に取締役会当日の流れをリハーサルしておくことが必要になります。リハーサルの場所は、他の者に動きを察知されないように、貸会議室や法律事務所の会議室で行うことが多いようです。時間帯については、夜に行うのが無難です。

(3)取締役会の招集

取締役会の招集権者が代表取締役になっている場合には、取締役会を招集する機会が限定されます。また、取締役会の招集権者が代表取締役以外の取締役にもある場合であっても、臨時取締役会の招集によって、代表取締役に動きを察知されるおそれがあります。そのため、代表取締役が招集する定時取締役会の場で、緊急動議の形で代表取締役の解職議案を決議する方がよいでしょう。なお、取締役会の招集通知に代表取締役の解職についての議題を記載する必要はありません。

(4)書類や印鑑の準備

登記関係書類を準備し、また、登記関係書類に押印するための役員の印鑑の手配の準備をする必要があります。
上場会社の場合には、プレスリリースや臨時報告書の準備をする必要があります。

5 取締役会当日の手続き

(1)警備員や弁護士の同席

当日は、解職対象の代表取締役が暴れたりする場合に備えて警備員を手配し、また、適法な手続きがなされたことを担保するために弁護士の同席を依頼することが大切です。
外部者に同席を依頼するときには、当日に解職対象の代表取締役に察知されないように、事前の集合場所や時間について配慮する必要があります。取締役会開催の1時間くらい前に近くのホテルや喫茶店に待機して、取締役会開催の頃に社内に移動します。そして、解職動議が提出された段階で取締役会の場に入室するという流れが一般的です。

(2)開会宣言

取締役会が適法に開催されたことを担保するために、開会宣言を確認することが重要です。会社によっては、開会宣言を経ない場合がありますが、開会宣言を経るべきです。
開会宣言をすることが困難である場合には、他の議題の決議を確認した後で、解職動議を提出することになるでしょう。

(3)解職動議

事前のリハーサルに従って、取締役の一人が解職動議を提案することになります。

(4)議長の交代

解職対象の代表取締役は、議長をつとめることができません。そのため、他の取締役が議長として議事の進行をすることになります。
なお、会社の内規によって、議長の交代に取締役会選任決議が必要となる場合には、新たな議長の選任決議を先に行うことが必要となります。この選任決議には、解職対象の代表取締役は参加することはできません。

(5)解職決議

解職決議の場には、事前の根回しをしていない取締役や監査役が出席していることがあるので、これらの者に説明責任を果たすために、代表取締役の解職理由について、十分な説明をできるようにしておく必要があります。
そして、決議要件に注意を払いながら、解職決議をすることになります。

(6)代表取締役の選定決議

解職対象の代表取締役の解職決議が終了したら、引き続き新しい代表取締役の選定議案を決議することになります。この選定決議の定足数には、解職された代表取締役も含まれますので、退室を命じていた場合には、呼び戻す必要があります。

(7)ICレコーダー

手続きが適正に行われたことを証明するために、取締役会の手続き全体について、ICレコーダーで録音をしておくとよいでしょう。

6 解職後の手続き

(1)代表取締役の変更登記

解職決議の日から2週間以内に、代表取締役等の氏名等を登記する必要があります。しかし、実際上は、金融機関等へ登記事項証明書の提出が必要になる場面がありますので、できる限り解職決議の当日に登記申請を行うのがよいでしょう。
登記の際の添付書類として、代表取締役を解職した取締役会議事録が必要になります。取締役会議事録の作成には時間がかかりますので、速やかに登記申請を行うためには、事前に取締役会議事録のドラフトを作成しておく等の準備が必要になります。
なお、解職された代表取締役が、取締役会議事録に署名または記名押印をすることを拒む場合もあります。その場合の登記申請には、出席取締役の過半数の署名等をした取締役会議事録に、一部の取締役の署名等が得られない理由を記載した上申書を添付する必要があります。

(2)上場会社の場合

上場会社の場合には、臨時報告書を内閣総理大臣へ提出することが必要になります。臨時報告書は、代表取締役の解職があった日から遅滞なく提出する必要があります。また、証券取引所へ適時開示が必要となります。プレスリリースの文言についても、事前に証券取引所と擦り合わせをすることが望ましいでしょう。

(3)メディア対応

記者会見等のメディア対応が必要になることもあります。レピュテーションリスクに配慮した慎重な対応が求められます。

(4)取引先との折衝

代表取締役の解職(変更)を通知事項としている契約の相手方には、通知が必要になります。
また、代表取締役が保証人になっている場合等、代表取締役の人的信頼関係に基づく契約関係がある場合の対応も必要になります。たとえば、代表取締役の異動によって、期限の利益が喪失する場合には、慎重な対応が必要になります。

7 取締役会を設置していない会社の場合

取締役会を設置していない会社の場合、代表取締役の解職には、株主総会の決議や、種類株主総会の決議が必要となります。
取締役の過半数の賛成によって、代表取締役を解職することも認められる余地がありますが、法的リスクが大きいので、株主総会決議を経た方がよいでしょう。

8 解任のための法的手続き

代表取締役の解任には、株主総会決議を経る必要があります。株主総会決議の定足数や議決要件を事前に確認しておき、解任に至るだけの賛成を得られるかを確認しておくべきでしょう。定足数は、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を有する株主が出席することです。議決要件は、出席した株主の議決権の過半数の賛成です。定款に特別の定めがある場合には、定款の規定にしたがいますので、定款を事前にチェックすることも必要になります。
なお、解任対象の代表取締役が種類株主総会で選任された者の場合には、代表取締役の解任には、種類株主総会決議が必要になります。もっとも、定款に普通株主総会で解任できる旨を定めている場合や、種類株主総会で議決権を行使できる株主が存在しなくなった場合には、普通株主総会決議で解任できます。
ただし、代表取締役を解任する際の株主総会では、解任を避けようとする代表取締役の抵抗が予想されますので、その点に配慮した対応が必要となります。

9 弁護士へのご相談・ご連絡

このように代表取締役の解職・解任は、多数の法的リスクが潜んでいますので十分な事前準備が必要となります。しかし、代表取締役の解職・解任は、内紛等を契機に突如として直面する問題ですので、解任・解職の必要性を察知して事前準備をすることは困難でしょう。
また、本稿では法的リスクだけを説明しましたが、法的リスクの他にも解任・解職騒動によるレピュテーションリスクも無視できない問題です。たとえば、オリンパス事件では、粉飾決算が明らかになる前段階で株価が下がりましたが、その原因の一つに社長の解職騒動があげられます。粉飾決算をしていない会社でも、代表取締役の解職・解任によるレピュテーションリスクによって株価が下がる等の事態が生じることを避けるために、メディア対応等が必要になるといえるでしょう。
このような問題に充分に対応するためには、会社の内部事情に精通した弁護士の存在は欠かせないものとなりますので、顧問契約を結んで継続的なリーガルアドバイスを受けることをおすすめ致します。
代表取締役の解職・解任その他会社の運営に関する法律問題をご検討の方は、日比谷ステーション法律事務所(03-5293-1775)までご遠慮なくご連絡ください。

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